Cómo hacer el plano de mesas de su boda sin dramas familiares

El plano definitivo se hace cuando ha pasado la fecha límite para confirmar asistencia, que en la mayoría de las bodas se fija tres o cuatro semanas antes. Antes de eso van a ciegas, y cada «al final no podemos ir» deja un hueco que obliga a recolocar media mesa.

Eso no quita que puedan adelantar trabajo. Mientras llegan las respuestas, agrupen a los invitados por afinidad y apunten qué grupos deberían ir cerca. Cuando venza el plazo, escríbanle a quien no haya contestado (un mensaje cariñoso suele bastar) y pónganse con el plano en serio. Si todavía reciben respuestas por WhatsApp, por teléfono y por correo, les vendrá bien gestionar las confirmaciones de asistencia online para tenerlas todas en un mismo lugar.

Lo ideal es tenerlo cerrado una o dos semanas antes de la boda: es cuando la finca o el catering suelen pedir el número final de comensales, y el letrero necesita su tiempo de imprenta.

Lo primero es preguntar a la finca o al restaurante qué mesas tienen y cuántas caben en el salón dejando lugar para la pista de baile. El espacio lo conocen ellos mejor que nadie.

Como referencia:

• Mesa redonda de 1,50 m de diámetro: 8 personas cómodas, 10 algo apretadas
• Mesa redonda de 1,80 m: 10 personas, a veces 12
• Mesas rectangulares o imperiales: unos 60 cm por comensal

Para saber cuántas mesas hacen falta, dividan el número de invitados confirmados entre las plazas por mesa y redondeen hacia arriba. Después dejen un pequeño margen: un par de sillas libres repartidas por el salón los salvarán ante cualquier cambio de última hora. Los números pares funcionan mejor, porque la mayoría de los invitados vienen en pareja. Mezclar tamaños también vale, y a menudo es la forma más fácil de no partir un grupo de amigos.

No empiecen llenando la mesa 1. Partan de su lista de invitados de la boda y separen a todo el mundo en grupos: familia cercana de cada uno, familia más lejana, amigos del colegio, de la universidad, compañeros de trabajo, amigos de sus padres, la gente del pueblo. Las parejas y los acompañantes van siempre juntos.

Después, encajen los grupos con los tamaños de mesa. Un grupo de diez es una mesa. Uno de catorce puede repartirse entre dos mesas y completarse con otro grupo pequeño con el que tenga algo en común: los amigos del pádel con los del gimnasio, los primos con los compañeros de trabajo más jóvenes. Intenten que cada invitado conozca al menos a dos o tres personas de su mesa.

Por último, sitúen las mesas en el salón. Más cerca de ustedes: padres, abuelos y hermanos. En la zona intermedia: tíos, primos y amigos íntimos. Más lejos: compañeros de trabajo y personas con las que tienen menos trato. Para esta fase bastan unos post-its sobre un papel o una hoja de cálculo sencilla.

Su mesa es lo primero que hay que decidir, y hay dos opciones clásicas.

La mesa presidencial es una mesa alargada frente al salón en la que los novios ocupan el centro y, a ambos lados, se sientan los padres y los padrinos. Es elegante y muy tradicional, pero se complica con padres divorciados o con nuevas parejas, y deja a los padres lejos del resto de su familia.

La mesa de novios, solo para ustedes dos, se ve cada vez más. Es la opción más sencilla cuando la familia tiene sus más y sus menos, les regala un rato a solas en pleno banquete y permite que sus padres presidan su propia mesa rodeados de los suyos.

Hay una tercera vía que funciona muy bien con grupos de amigos unidos: sentarse con los testigos o con sus amigos íntimos y las parejas de ellos, siempre que los padres tengan sus mesas justo al lado.

Elijan la que elijan, pónganla en un lugar visible para todos y cerca de donde se harán los discursos.

Si no hay mesa presidencial, los padres se sientan en las mesas más cercanas a la de ustedes. La fórmula más cómoda es una mesa por familia: cada pareja de padres preside la suya con abuelos, hermanos, tíos y quien quieran tener al lado, por ejemplo el oficiante y su pareja.

Con padres divorciados, el objetivo es que nadie se sienta relegado. Den a cada uno su propia mesa, las dos igual de cerca de la de ustedes, con su pareja actual y su rama de la familia. No sienten juntos a dos ex salvo que de verdad se lleven bien, y pregunten a cada uno en privado en lugar de dar nada por hecho. Un padrastro o una madrastra que los ha criado merece el mismo trato que cualquier padre.

Si alguno de sus padres va a estar solo, rodéenlo de las personas con las que se sienta más a gusto, como un hermano, un buen amigo o los abuelos, en vez de completar la mesa con desconocidos.

Niños: los bebés y los más pequeños van con sus padres, a ser posible cerca de una salida para las escapadas rápidas. A partir de los seis o siete años suelen disfrutar de una mesa infantil, siempre que esté cerca de sus padres y tenga con qué entretenerse; si contratan cuidadores, mejor todavía. Los adolescentes prefieren sentarse con primos o amigos antes que en la mesa de los peques.

Solteros: olvídense de la «mesa de solteros». Sobre el papel parece divertida y en la práctica rara vez lo es. Sienten a cada invitado soltero con amigos que ya conoce o con gente de aficiones parecidas, y eviten en lo posible que alguien sea el único sin pareja en una mesa llena de parejas.

Familiares que no se hablan: dos personas que no se llevan bien van en mesas distintas, y mejor si no quedan frente a frente. La distancia no es un desaire, es una forma de proteger su día. Y quien no conoce a nadie, como la pareja nueva de un primo, se sienta junto a quien le acompaña y en la mesa más animada que tengan.

Coloquen a los abuelos y a los invitados mayores donde puedan verlos y oír los discursos, pero lejos de los altavoces, la orquesta o el DJ. Estar cerca de una salida y de los baños también les facilita la noche. Quien vaya en silla de ruedas o con andador necesita una mesa en un lateral, con paso despejado y espacio para acercarse, nunca encajada entre otras mesas. Las invitadas embarazadas y quien tenga algún problema de salud también agradecerán tener la salida a mano.

No se olviden de los proveedores. Fotógrafo, videógrafo, wedding planner y DJ o músicos trabajan muchas horas, y en muchos contratos se incluye su comida. Inclúyanlos al dar el número de menús a la finca, pregunten dónde prefieren sentarlos y procuren que coman a la vez que los invitados, para que el fotógrafo esté libre cuando empiecen los discursos.

Este es un ejemplo para la boda de Lucía y Pablo: 80 personas en total, mesa de novios y los padres de Pablo divorciados. Úsenlo como plantilla y cambien los grupos por los suyos. Aquí casi todas las mesas son de 10, como en muchos salones.

• Mesa de novios: Lucía y Pablo (2)
• Mesa 1, familia de Lucía: sus padres, sus cuatro abuelos, su hermano y su novia, y sus tíos Carmen y Luis (10)
• Mesa 2, familia de la madre de Pablo: su madre y su marido, sus abuelos maternos, su hermana, dos tíos y tres primos (10)
• Mesa 3, familia del padre de Pablo: su padre y su pareja, su abuela paterna, dos tíos y tres primos (8)
• Mesa 4: primos de Lucía con sus parejas (10)
• Mesa 5: amigos del colegio y de la universidad (10)
• Mesa 6: compañeros de trabajo de los dos (10)
• Mesa 7: amigos de los padres y vecinos (10)
• Mesa infantil: niños de 6 a 12 años, junto a la mesa de sus padres (10)
• Mesa de proveedores, fuera de los 80: fotógrafo, videógrafo, wedding planner y DJ

Las mesas 1, 2 y 3 van pegadas a la de los novios; la 2 y la 3, a lados opuestos, para que la madre y el padre de Pablo estén igual de cerca.

Lo presenten como lo presenten, ordenen a los invitados alfabéticamente por apellido, con el número o el nombre de la mesa al lado. Cada uno busca su nombre, no su mesa, y una lista alfabética evita el embotellamiento en la puerta del salón. Si la boda es grande, repartan la lista en dos paneles.

Formas habituales de mostrarlo:

• Un letrero o panel sobre un caballete a la entrada del salón
• Un espejo o una ventana rotulados con marcador de pintura
• Tarjetas de mesa: una tarjetita por invitado con su mesa, colocadas por orden alfabético
• Marcalugares en cada plato, solo si asignan asiento concreto, por ejemplo cuando hay menús distintos
• Un póster con código QR que los invitados escanean para buscar su mesa en el celular

Muchas parejas ponen nombre a las mesas en vez de número: ciudades, canciones, viajes que han hecho juntos. Queda precioso, pero comprueben que el nombre del letrero coincide con el del centro de mesa.

Texto para un panel clásico: Bienvenidos a nuestra boda Busquen su nombre: al lado está su mesa [Nombres] · [Fecha]

Texto para un póster con QR: Encuentra tu mesa Escanea el código y escribe tu nombre Y después, a comer, brindar y bailar

Si envían las invitaciones con Occavia, en el panel del evento tienen una sección para el plano de mesas. Crean las mesas con el nombre que quieran, como «Mesa 1» o «Familia», y un número de plazas (8 por defecto); después pueden renombrarlas, cambiar su capacidad, reordenarlas o borrarlas, y si borran una mesa sus invitados no se pierden, solo se quedan sin mesa asignada. La lista de invitados se importa desde Excel, Google Sheets, Numbers o un archivo CSV, o se pega directamente. Luego asignan mesa a cada grupo desde un desplegable, o seleccionan varios y los colocan de una vez. Hay filtros para ver quién está sin mesa y quién hay en cada una, con recuentos del tipo 6/8, y la mesa que supera su capacidad aparece resaltada.

Las plazas siguen las confirmaciones de asistencia online: cada grupo cuenta con las personas invitadas hasta que responde, con las confirmadas cuando dice que sí, y libera sus plazas si dice que no; junto a cada uno ven si viene, no viene o aún no ha contestado. Además dibuja el salón como un plano, con mesas de siete formas y otros elementos del espacio, para que cierren la disposición con la finca sobre un mismo plano.

Además, pueden activar la búsqueda de mesa, que está apagada hasta que la encienden. El invitado escribe su nombre (mínimo tres letras) y ve el nombre de su mesa, sin descargar ninguna aplicación ni crear una cuenta. Pueden compartir el enlace de búsqueda o mostrarlo en una pantalla, y descargar el código QR para ponerlo en su propio letrero: hay un póster A4 listo para imprimir, pero su texto está en inglés, así que para un letrero en español es mejor usar el QR. Además, quien ya ha confirmado su asistencia desde el celular puede consultar su mesa en la propia invitación de boda digital.

Dos consejos: escriban los nombres tal y como los teclearán los invitados, porque la búsqueda no corrige erratas, y avisen a los acompañantes de que busquen por el nombre del invitado principal. Si invitan a sus padres o al wedding planner como coanfitriones, también pueden ayudarlos con las mesas.

Algo cambiará en la última semana: una baja tardía, un acompañante sorpresa, una pareja que lo ha dejado. No rehagan el plano entero. Cubran el hueco con alguien del mismo grupo, usen las sillas libres que dejaron o muevan un grupo pequeño en lugar de varias personas sueltas.

Que una sola persona guarde la versión definitiva; envíensela al coordinador de la finca e impriman el letrero y las tarjetas lo más tarde posible. Tengan a mano algunas tarjetas en blanco y un bolígrafo para imprevistos. Si los invitados buscan su mesa en Occavia, cualquier cambio que hagan les aparece al momento, algo que se agradece cuando el panel impreso ya está en el caballete.